Informacje o ochronie danych dla kandydatów do pracy

Poniżej informujemy o tym, jak w ramach proces rekrutacji postępujemy z Państwa danymi osobowymi (dalej: dane) i jakie są Państwa prawa w zakresie ochrony danych. To jakie konkretnie dane otrzymujemy od Państwa w celu ich przetwarzania w ramach procesu rekrutacji wynika bezpośrednio z wykorzystywanych w procesie rekrutacji elektronicznych formularzy aplikacji.

Składanie aplikacji za pośrednictwem naszej internetowej strony:

Jeśli w ramach procesu rekrutacji odwiedzasz i wykorzystujesz strony internetowe Trusted Shops, obowiązuje również polityka prywatności zamieszczona pod adresem https://www.trustedshops.com/legal/privacy.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i z kim mogę się skontaktować

Art. 13 ust. 1 lit. a RODO

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych (administratorem danych) jest:

Trusted Shops Poland sp. z o.o.

LOFTMILL – budynek LIXA C
ul. Kasprzaka
01-211 Warszawa
Tel.: +48 22 462 6400
E‑Mail: serwis@trustedshops.pl

Zarząd: Jean-Marc Noël

NIP: 5252759135
REGON: 380969749
KRS: 0000744076
Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy

Jeżeli w ogłoszeniu o pracę jako pracodawca podana zostanie inna (krajowa) spółka Trusted Shops, wówczas Trusted Shops SE ponosi wraz z krajową spółką (pracodawcą) współodpowiedzialność za przetwarzanie danych zgodnie z art. 26 RODO. Aby skorzystać z przysługujących Państwu praw w tym prawa do informacji w zakresie przetwarzanych danych, mogą się Państwo zwrócić się do Trusted Shops SE lub do wskazanego poniżej krajowego pracodawcy:

• Trusted Shops France SARL, WERÉSO 104 Rue Nationale, 59000 Lille, Francja
• Trusted Shops SE, Subbelrather Straße 15c, 50823 Kolonia, Niemcy
• Trusted Shops Iberia SL, Avinguda Portal de l'Àngel, 24, Planta 3 Puerta 1, 08002 Barcelona, Hiszpania
• Trusted Shops Italia S.R.L., Viale della Stazione 5, 39100 Bolzano, Włochy

Z inspektorem ochrony danych Trusted Shops SE można skontaktować się pod adresem privacy@trustedshops.com.

Pod adresem ochronadanych@trustedshops.pl można skontaktować się z inspektorem ochrony danych Trusted Shops Poland sp. z o.o., ul.

Z inspektorem ochrony danych w Trusted Shops Iberia SL można skontaktować się pod adresem privacidad@trustedshops.com.

Jakie dane przetwarzany i skąd one pochodzą?

Aplikowanie na stanowisko pracy za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego

Państwa dane osobowe są wówczas pozyskiwane bezpośrednio od Państwa w ramach procesu aplikacji. Zbieramy i przetwarzamy tylko te dane, które są związane z danym procesem rekrutacji na określone w ogłoszeniu stanowisko pracy. Są to w szczególności:

• ogólne dane osobowe (dane podstawowe, takie jak imię, nazwisko)
• dane kontaktowe (np. adres prywatny, numer telefonu komórkowego, czy adres e-mail)
• informacje o Państwa kwalifikacjach zawodowych (w szczególności wykształcenie, doświadczenie zawodowe, dotychczasowa ścieżka zawodowa, informacje o kursach, szkoleniach, pozyskane certyfikaty i inne kwalifikacje)
• inne dane z procesu aplikacji (np. list motywacyjny, kwestionariusze, rozmowy kwalifikacyjne)
• informacje o profilu z mediów społecznościowych związanych z pracą (np. LinkedIn, Xing)
• notatki dotyczące kandydatów do pracy
• wyniki diagnozy potencjału i weryfikacji kompetencji zawodowych kandydatów do pracy (assessment center)
• inne informacje, które dobrowolnie podajesz w związku ze swoją aplikacją

Jeśli w liście motywacyjnym lub w trakcie procesu aplikacyjnego dobrowolnie podali Państwo również szczególne kategorie danych osobowych (takie jak dane dotyczące zdrowia, przynależności religijnej, stopnia niepełnosprawności), przetwarzanie wykraczające poza przechowywanie będzie miało miejsce tylko wtedy, gdy wyrażą Państwo na to zgodę lub uzasadnia to upoważnienie prawne.

Aplikowanie na stanowisko pracy za pośrednictwem platformy Indeed lub LinkedIn

Oprócz formularza kontaktowego na naszym portalu aplikacyjnym, mogą Państwo również ubiegać się o pracę za pośrednictwem portalu Indeed lub LinkedIn.

Gdy klikną Państwo na jeden z przycisków społecznościowych danego portalu, wówczas w Państwa przeglądarce otworzy się nowe okno i wywoła stronę danego usługodawcy, gdzie będą mogli Państwo zalogować się do swojego profilu.

Jeśli zdecydują się Państwo aplikować przez LinkedIn i klikną na odpowiedni przycisk, zostaną Państwo przekierowani na stronę LinkedIn w osobnym oknie. Tam mogą Państwo wyrazić zgodę na łączenie danych z Państwa profilu na LinkedIn z systemem Recruitee. Umożliwia to Recruitee, a następnie nam, dostęp do Państwa danych osobowych przechowywanych na LinkedIn w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 lit. b RODO. Więcej informacji o łączeniu Państwa profilu na LinkedIn z innymi usługami zewnętrznych podmiotów oraz zachodzącej w związku z tym transmisji danych znajdą Państwo tutaj.

Jeśli klikając w odpowiedni przycisk zdecydują się Państwo aplikować przez Indeed, wówczas najpierw otworzy się okno pop-up za pośrednictwem którego będą Państwo mogli stworzyć nowe CV Indeed, wpisując swoje imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu. Alternatywnie, mogą Państwo zalogować się na swój już istniejący profil Indeed i wysłać nam dokumenty aplikacyjne, które już zostały przez Państwa stworzone i zapisane na koncie Indeed. Przesłane przez Państwa pliki oraz inne dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, są przechowywane przez Indeed i przekazywane nam w celu realizacji procesu rekrutacyjnego zgodnie z art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. b RODO. Więcej informacji dot. zbierania i przekazywania danych pomiędzy osobami aplikującymi o pracę, Indeed i pracodawcami znajdziesz tutaj.

Cel i zakres gromadzenia danych oraz dalsze przetwarzanie i wykorzystywanie danych przez usługodawców na ich stronach, jak również informacje dot. możliwości nawiązania kontaktu, przysługujących Państwu prawa oraz możliwości dokonania konfiguracji ustawień - m.in w zakresie ochrony Państwa prywatności, znajdują się w udostępnionych przez usługodawców informacjach o ochronie danych osobowych.

https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=hb_ft_priv

https://hrtechprivacy.com/pl/brands/about-indeed#privacypolicy

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane i na jakiej podstawie prawnej

Art. 13 ust. 1 lit. c RODO

W celu wypełnienia umownych zobowiązań

Gromadzimy i przetwarzamy Państwa dane zgodnie z przepisami ustawowymi, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem UE o ochronie danych (RODO) oraz ustawą o ochronie danych, czy przepisami kodeksu pracy. Odbywa się to w celu:

• przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego oraz oceny, w jakim stopniu są Państwo odpowiednim kandydatem na danego stanowisko pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO w pow. z art. 22 (1) kodeksu pracy).
• o ile między Państwem a nami zostanie nawiązany stosunek pracy: w celu dalszego przetwarzania już otrzymanych od Państwa danych w celu realizacji/zakończenia stosunku pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO w pow. z art. 22 (1) kodeksu pracy).

Ze względu na wymogi prawne lub interes publiczny

• Aby spełnić zobowiązania prawne lub wymogi urzędowe. Przetwarzanie odbywa się również w celu umożliwienia nam wywiązania się z obowiązków prawnych jako pracodawcy, w szczególności w zakresie prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, jak również w celu umożliwienia spełnienia obowiązków w zakresie monitorowania i sprawozdawczości (art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO).

W razie potrzeby przetwarzamy Państwa dane w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów lub interesów osób trzecich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności:

• anonimowe przetwarzanie danych dla naszych własnych celów statystycznych (np. badania dotyczące zachowań kandydatów).

Na podstawie zgody

• Jeśli z Państwa listu motywacyjnego lub CV wynika, że chcą Państwo ujawnić nam dodatkowe dane czy informacje, w tym te z kategorii szczególnych danych (np. informacje o wolontariacie w partii politycznej lub organizacji religijnej), do których przetwarzania nie posiadamy odpowiedniego upoważnienia prawnego, przyjmujemy, że wyrazili Państwo zgodę na ich przetwarzanie. Podstawą prawną w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO w połączeniu z art. 9 ust. 2 lit. a RODO (jeśli ma zastosowanie). Zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie, także w trakcie procesu rekrutacji.
• Jeśli w liście motywacyjnym lub CV podadzą Państwo dane osobowe, których nie powinniśmy gromadzić, wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO przyjmiemy, że wyrazili Państwo zgodę na przechowywanie tych danych i nie będziemy ich wykorzystywać do żadnych innych celów. Zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie, także w trakcie procesu rekrutacji.

Kontakt przez e-mail lub telefon - rozmowa telefoniczna / rozmowa wideo
W ramach procesu rekrutacji będziemy się z Państwem kontaktować w związku ze złożoną przez Państwa aplikacją na stanowisko pracy. W tym celu wykorzystamy podane przez Państwa dane kontaktowe i skontaktujemy się z Państwem drogą mailową lub telefoniczną. Nasze narzędzie do rezerwacji spotkań Microsoft Bookings może być również wykorzystywane w celu umówienia rozmów kwalifikacyjnych lub dnia praktyk (assessment center). Rozmowy kwalifikacyjne, a w niektóych przypadkach również dni praktyk będą odbywać się za pośrednictwem Microsoft Teams; alternatywnie rozmowy rekrutacyjne mogą być również prowadzone telefonicznie. Informacje dotyczące zasad postępowania z danymi kandydatów podczas korzystania z usług Microsoft Bookings i Microsoft Teams znajdują się poniżej:

Microsoft Bookings
W niektórych przypadkach oferujemy kandydatom możliwość rezerwacji terminu rozmowy kwalifikacyjnej lub dnia praktyk (assessment center) za pomocą wysłanego do Ciebie linku wygenerowanego w Microsoft Booking.
Podczas rezerwacji terminu będą przetwarzane dane. Dane obowiązkowe są odpowiednio oznaczone, Państwa imię i adres e-mail są zawsze wymagane. Jeśli wolą Państwo, abyśmy skontaktowali się z Państwem telefonicznie, wówczas konieczne jest podanie również numeru telefonu, w przeciwnym razie spotkanie odbędzie się za pośrednictwem aplikacji Microsoft Teams (informacje poniżej). W przypadku niektórych spotkań mogą być wymagane dodatkowe dane lub mogą one być podane dobrowolnie. Ponadto przetwarzane są również dane techniczne, takie jak adres IP i informacje o przeglądarce.

Podane przez Państwa dane wykorzystujemy do potwierdzenia i przeprowadzenia umówionego spotkania, celem przetwarzania jest planowanie i realizacja spotkania z Państwem. Podstawą prawną w tym zakresie jest realizacja działań przedumownych (art. 6 ust. 1 RODO).

W celu obsługi Państwa zapytań i rezerwacji korzystamy z usługodawców z którymi zawarliśmy umowy o powierzeniu danych. Usługodawcy ci mają siedzibę w USA. Proszę zwrócić uwagę na informacje o ryzyku z tym związanym w znajdującej się poniżej części dotyczącej przekazywania danych do tzw. państw trzecich.

Microsoft Teams
Do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i dnia praktyki wykorzystujemy Microsoft Teams (w formie telefonicznej/wideokonferencji). Microsoft jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych za pośrednictwem Microsoft Teams (aplikacja lub przeglądarka).

Ilość przetwarzanych danych zależy po pierwsze od informacji podawanych przez Państwo przed i w trakcie uczestnictwa w spotkaniu online, a po drugie od sposobu uczestnictwa w spotkaniu. Podczas uczestnictwa w spotkaniu online wykorzystywane są następujące dane: Państwa nazwa użytkownika, adres e-mail (jeśli go Państwo udostępnili), zdjęcie profilowe (jeśli zostało przez Państwa wstawione), wybór języka. Dodatkowo zapisywane są tzw. metadane, takie jak data, godzina, identyfikator spotkania, lokalizacja. Ponadto można także korzystać z funkcji czatu do wysyłania tekstu lub plików. W przypadku korzystania z funkcji czatu będziemy przetwarzać otrzymane od Państwa w ten sposób pliki, dane i informacje. Co do zasady, spotkania nie są nagrywane. Jeśli tak by się stało, zostaniesz o tym wcześniej poinformowany i poproszony o zgodę.

Celem przetwarzania danych jest przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych, dnia praktyk (assessment center) oraz w razie potrzeby wymiana danych za pomocą funkcji czatu. Podstawą prawną w tym zakresie jest realizacja działań przedumownych (art. 6 ust. 1 RODO).

Państwa dane osobowe przetwarzane w związku z udziałem w spotkaniu online nie będą ujawniane podmiotom trzecim, chyba że zostały one przekazane w celu ich ujawnienia. W celu realizacji spotkań online korzystamy z narzędzi usługodawców z którymi zawarliśmy umowy o powierzeniu danych. Usługodawcy ci mają siedzibę w USA. Proszę zwrócić uwagę na informacje o ryzyku z tym związanym w znajdującej się poniżej części dotyczącej przekazywania danych do tzw. państw trzecich.

Włączenie do bazy kandydatów
W niektórych przypadkach (np. duża ilość otrzymanych zgłoszeń) możemy nie być w stanie uwzględnić i zweryfikować każdej kandydatury na dane ogłoszone stanowisko pracy. W niektórych przypadkach oferujemy Państwu możliwość włączenia Państwa dokumentów aplikacyjnych do naszej bazy kandydatów na poczet przyszłych rekrutacji. Takie włączenie do bazy kandydatów ma oczywiście miejsce tylko wtedy, gdy dobrowolnie udzielą nam Państwo na to zgody. W momencie wyrażenia zgody zostaną Państwo poinformowani o okresie przechowywania danych. Zgodę mogą Państwo wycofać w każdej chwili.

Kto ma dostęp do Państwa danych?

Art. 13 ust. 1 lit. e RODO

W ramach naszej firmy dostęp do Państwa danych mają wyłącznie te osoby (np. menedżerowie i pracownicy HR), które potrzebują Państwa danych do realizacji w naszym imieniu wyżej wymienionych celów przetwarzania, w szczególności do przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz do wypełnienia naszych zobowiązań przedumownych/umownych i prawnych.

Jako pracodawca mamy natomiast w pewnych przypadkach prawne zobowiązania do ujawniania danych zebranych podczas procesu rekrutacji. Ponadto korzystamy z usług wybranych usługodawców (podmiotów przetwarzających) i pośredników w obszarach wskazanych poniżej, mogą oni mieć dostęp do Państwa danych (w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu). Dostęp do Państwa danych mogą uzyskać np.:

• Organy i instytucje publiczne w przypadku obowiązku prawnego,
• Podmioty trzecie, które przetwarzają Twoje dane dla własnych celów
  • Dostawcy usług płatniczych / banki
  • Przedsiębiorstwa usług pocztowych
  • Firmy audytorskie / dostawcy usług prawnych
• Firmy usługowe (podmioty przetwarzające dane w ramach umowy powierzenia danych) / w obszarach:
  • Oprogramowanie do rekrutacji
  • Oprogramowanie do zarządzania personelem
  • Aplikacje biurowe
  • Oprogramowanie do wideokonferencji
  • W stosownych przypadkach system testowy Hogrefe (HTS)

Czy dane zostaną przekazane do tzw. państwa trzeciego?

Art. 13 ust. 1 lit. f RODO

Trusted Shops korzysta w wyżej wymienionych celach w ramach rekrutacji z różnych usługodawców (tzw. "podmiotów przetwarzających"). Niektórzy usługodawcy mają główną siedzibę poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) lub korzystają z zlokalizowanych poza UE usługodawców (np. w celach hostingowych). Nasze umowy z usługodawcami przewidują przetwarzanie danych wyłącznie na serwerach w UE. Jako odpowiednie zabezpieczanie uzgodniliśmy również obowiązywanie standardowych klauzul ochrony danych. W przypadku niektórych usługodawców obowiązują również tzw. zatwierdzone wiążące reguły postępowania (Binding Corporate Rules), które gwarantują, że w danej firmie przestrzegane są europejskie normy ochrony danych.

Jak długo przechowywane są dane osobowe?

Art. 13 ust. 2 lit. a RODO

Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji wyżej wymienionych celów związanych z rekrutacja, w szczególności do oceny i podjęcia decyzji w sprawie Państwa kandydatury na dane stanowisko pracy. Jeżeli w wyniku rekrutacji nie dojdzie do zawarcia między Państwem i nami stosunku zatrudnienia, wówczas usuniemy Państwa dane po upływie 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, chyba że wyrazili Państwo zgodę na dłuższe przechowywanie na poczet przyszłych rekrutacji lub w wyjątkowych przypadkach wymagane będzie dłuższe przechowywanie danych ze względu na spory prawne.

Państwa prawa

Osobom, których dane są przetwarzane przysługują następujące prawa:

• zgodnie z art. 15 RODO: prawo do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych w zakresie określonym w tym artykule;
• zgodnie z art. 16 RODO: prawo do sprostowania Państwa nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych;
• zgodnie z art. 17 RODO: tzw. „prawo do bycia zapomnianym”, czyli prawo do usunięcia zapisanych u nas Państwa danych osobowych, o ile ich dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne:
  • do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji;
  • do wywiązania się z prawnego obowiązku;
  • z uwagi na względy interesu publicznego;
  • do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• zgodnie z art. 18 RODO: prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, o ile:
  • prawidłowość tych danych osobowych jest przez Państwa kwestionowana;
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiają się ich usunięciu;
  • nie potrzebujemy już danych osobowych, ale są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • wnieśli Państwo na podstawie art. 21 sprzeciw wobec przetwarzania danych;
• zgodnie z art. 20 RODO: prawo do otrzymania dostarczonych nam danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przesłania ich innemu administratorowi;
• zgodnie z art. 77 RODO: prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Z reguły mogą Państwo skontaktować się z organem nadzorczym właściwym dla Państwa miejsca zamieszkania lub miejsca pracy lub siedziby naszej firmy. Poniżej wskazujemy właściwe ograny nadzorcze dla poszczególnych spółek Trusted Shops:

W przypadku pytań dotyczących gromadzenia, przetwarzania i korzystania z Państwa danych osobowych, a także w razie żądania udzielania informacji, sprostowania, ograniczenia przetwarzania czy usunięcia danych oraz w celu odwołania udzielonych zgód lub wyrażenia sprzeciwu wobec korzystania z określonych danych prosimy o bezpośredni kontakt z administratorem danych wskazanym na wstępie niniejszej polityki prywatności.

Czy jestem zobowiązany do udostępnienia swoich danych?

Art. 13 ust. 2 lit. e RODO

Udział w procesie rekrutacji na stanowiska pracy w naszej firmie jest zupełnie dobrowolny. Gdy zdecydują się Państwo aplikować na wybrane stanowisko należy podać dane, które są wymagane do przeprowadzenia rekrutacji i oceny przydatności w kontekście danego stanowiska. Bez tych danych nie będziemy mogli przeprowadzić procesu rekrutacji i podjąć decyzji o ewentualnym nawiązaniu z Państwem stosunku zatrudnienia.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Art. 13 ust. 2 lit. f RODO

W ramach procesów rekrutacji nie stosujemy tzw. zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

Prawo do wniesienia sprzeciwu

Jeżeli w sposób opisany w niniejszej polityce prywatności przetwarzamy dane osobowe w celu zabezpieczenia naszych prawnie uzasadnionych interesów, wówczas mogą Państwo wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych w tym celu – ze skutkiem na przyszłość. Jeżeli przetwarzanie ma miejsce do celów marketingu bezpośredniego, mogą Państwo zrealizować prawo do sprzeciwu w każdym momencie. Jeżeli przetwarzanie ma miejsce w innych celach, prawo do złożenia sprzeciwu przysługuje Państwu jedynie z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji.

Po skorzystaniu przez Państwa z prawa do sprzeciwu nie będziemy kontynuować przetwarzania Państwa danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania i będą one nadrzędne wobec Państwa interesów i praw, lub gdy przetwarzanie danych ma służyć dochodzeniu, wykonaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Zdanie poprzednie nie obowiązuje, gdy przetwarzanie danych odbywa się do celów marketingu bezpośredniego. W takim przypadku, po wyrażeniu przez Państwa sprzeciwu zawsze zaprzestaniemy dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych.